On estime qu’il y a entre 1,4 et 1,5 million d’associations en France. Ce nombre élevé peint un tissu associatif riche et varié qui couvre de nombreux domaines, que ce soit dans le milieu sportif, le milieu de la culture ou des loisirs. Une bonne gestion de la trésorerie est indispensable pour toutes les associations loi 1901. Cela l’est encore davantage si l’association gère une activité commerciale ou que les flux financiers sont importants.

Dans cet article, découvrez à quoi sert concrètement la trésorerie au sein d’une association et comment assurer une gestion efficace de cette dernière pour éviter toute mauvaise surprise.

À quoi correspond la trésorerie d’une association ?

La trésorerie d’une association correspond à l’ensemble des ressources financières immédiatement disponibles. En somme, la trésorerie d’une association correspond à la quantité d’argent disponible sur son compte en banque, voire sur ses comptes en banque si l’association dispose de plusieurs comptes bancaires. La trésorerie reflète l’état de santé financier et la capacité de l’association à honorer ses engagements sans nouvelles rentrées d’argent.

Il existe de nombreuses bonnes pratiques qui peuvent être mises en place pour gérer efficacement et de manière optimale la trésorerie de votre association.

Quel est le rôle du trésorier au sein d’une association ?

Le trésorier joue un rôle essentiel au sein d’une association. Le trésorier d’une association 1901 doit d’abord s’occuper de la gestion et du contrôle de l’ensemble des flux financiers de l’association, mais il doit également pouvoir présenter les évolutions de la trésorerie. Pour ce faire, il assure la gestion et la tenue de la comptabilité, le suivi des recettes et des dépenses, le paiement des factures et des salaires ainsi que la gestion des éventuels placements de trésorerie.

C’est aussi lui qui prend en charge la préparation des différents documents financiers (bilan annuel, budget prévisionnel…) qui sont présentés lors des assemblées générales.

En plus des tâches de trésorerie récurrentes, le trésorier veille également à correctement anticiper les futurs mouvements financiers de l’association. En effet, le trésorier doit maintenir un équilibre financier au sein de l’association. Si jamais les fonds de la trésorerie venait à se tarir, il doit alerter les autres membres dirigeants de l’association et proposer des solutions pour remédier à ce problème.

Pour réaliser un travail de qualité en tant que trésorier d’association, il est indispensable de faire preuve d’une rigueur à toute épreuve et de garantir une bonne transparence de la comptabilité vis-à-vis des adhérents, des membres, mais aussi des partenaires économiques qui financent l’association. Il doit également être méthodique et organisé pour assurer la bonne réalisation des tâches dans les délais impartis.

En fonction de la taille et de l’activité de l’association, il n’est pas rare que le trésorier soit accompagné par un expert-comptable professionnel pour faciliter la réalisation de certaines tâches administratives.

Quel intérêt pour une association de bien gérer sa trésorerie ?

La bonne gestion de la trésorerie est indispensable pour garantir la pérennité d’une association, mais aussi pour pouvoir assurer son développement. Une bonne gestion de trésorerie permet de couvrir les différentes charges de l’association en temps voulu, sans pour autant dépendre de financements incertains ou de solutions d’urgences onéreuses.

De plus, une bonne gestion de trésorerie permet également aux associations d’avoir une vision éclairée sur l’état financier de la structure, ce qui par conséquent, permet de planifier des activités sur le moyen et le long terme. Une trésorerie bien gérée permet d’anticiper efficacement les futures recettes et les futures dépenses de l’association et donc de réaliser de nombreux projets sans mettre la structure en péril.

Comment bien gérer sa trésorerie quand on est une association ?

Pour assurer une bonne gestion de sa trésorerie, les associations et les structures associatives peuvent mettre en place de nombreuses solutions.

Anticiper les flux et les évolutions de la trésorerie

Utiliser un plan de trésorerie prévisionnel pour anticiper les mouvements financiers au sein de la trésorerie

La première solution pour gérer efficacement sa trésorerie d’association est d’utiliser un plan de trésorerie. Le plan de trésorerie est un document prévisionnel présenté sous forme de tableau qui indique à la fois les encaissements et les décaissements prévus sur les douze prochains mois. C’est un outil simple mais très efficace pour avoir une vision globale de la santé financière de votre association sur l’année à venir.

Prévoir vos encaissements et vos décaissements

Directement en lien avec le plan de trésorerie, il est important pour le trésorier de consigner avec exactitude les flux financiers de l’association même s’ils sont peu nombreux, qu’ils soient entrants ou sortants.

Les différentes rentrées d’argent que le trésorier doit prendre en compte sont les suivantes :

  • Les cotisations payées par les membres de l’association
  • Les différentes subventions : ce sont les sommes d’argent qu’une collectivité locale ou qu’un autre organisme alloue à votre association
  • Les emprunts bancaires : comme pour tout autre organisme, les structures associatives peuvent alimenter leur trésorerie en réalisant un prêt bancaire auprès d’une banque partenaire.
  • Les donations : les donations correspondent à la somme d’argent perçue par l’association grâce à des dons ponctuels de la part de particuliers
  • L’argent généré par une activité commerciale : si l’association génère un flux de revenu grâce à la vente de produits ou de services

Les décaissements les plus fréquemment rencontrés pour les associations sont les suivants :

  • Loyers
  • Eau
  • Internet
  • Électricité
  • Paiement des salaires
  • Achats de fournitures
  • Règlement des prestataires
  • Remboursement de prêts
  • Organisation d’événements

Une bonne anticipation des encaissements et des décaissements permet aux associations de mieux maîtriser leur budget et d’assurer la pérennité de leur activité.

Bonnes pratiques pour les encaissements et les décaissements

Au moment de consigner les encaissements dans le plan de trésorerie, il est important que le trésorier de l’association garde en tête que tous les montants sont des montants TTC qui doivent être indiqué à la date d’échéance et non pas à la date de facturation. De plus, étant donné que les délais d’obtention pour certaines subventions ou pour certains financements sont assez longs, il est fortement conseillé de noter un délai large pour éviter toute mauvaise surprise si les procédures s’éternisent.

Pour ce qui est des décaissements, vous pouvez vous baser sur les flux de trésorerie et les décaissements des années passées pour prévoir avec précision les dépenses fixes sur l’année à venir.

Surveiller régulièrement l’évolution de votre trésorerie au fil des mois

Créer le plan de trésorerie prévisionnel pour votre association constitue déjà un atout considérable pour assurer une bonne gestion des ressources financières de la structure associative. Toutefois, pour profiter d’une efficacité maximale, il convient de le consulter régulièrement et de le mettre à jour avec les flux réels de trésorerie.

En modifiant souvent votre plan de trésorerie prévisionnel avec les flux financiers réels, vous pouvez facilement ajuster vos prévisions pour les mois à venir et éviter toute mauvaise surprise si certains objectifs initiaux ne sont pas atteints.

Choisissez un outil adapté pour assurer efficacement la gestion de la trésorerie de votre association

Utilisation du logiciel Excel pour la gestion et la tenue de la comptabilité

Le logiciel de feuilles de calcul Excel est un outil largement reconnu à travers le monde pour son efficacité et sa praticité d’utilisation dans le domaine de la gestion et la tenue de la comptabilité des entreprises, mais aussi des associations loi 1901.

Le logiciel propose un large choix de fonctions avancées qui permet de créer un plan de trésorerie prévisionnel entièrement personnalisable en fonction des besoins ou des objectifs de l’association. Les associations peuvent aisément organiser les tableaux en ajoutant par exemple une catégorie de revenus ou de dépenses pour mieux anticiper l’évolution de leur situation financière grâce à un suivi plus rigoureux et plus précis.

La grande efficacité de ce logiciel permet de suivre simplement tous les encaissements et tous les décaissements, que ce soit pour la gestion des membres de l’association loi 1901, le suivi des dons, des paiements, des cotisations, du remboursement d’un prêt, des charges, etc.

De plus, Excel permet aussi aux utilisateurs de générer des états récapitulatifs mensuels et donc d’avoir une vision éclairée de la santé financière de la structure associative à intervalle de temps régulier. Même si Excel est un logiciel très performant, il peut être parfois difficile à prendre en main sans connaissances préalables.

Utilisation d’un logiciel comptable spécialisé

Bien qu’Excel soit un outil très apprécié pour la gestion et la tenue de la comptabilité des entreprises et des associations loi 1901, il peut ne pas convenir à tout le monde. Dans ce cas, il peut être intéressant de se tourner vers des logiciels spécialisés qui offrent des fonctionnalités plus adaptées à vos besoins.

Il existe de nombreux logiciels spécialisés dans la gestion de la comptabilité. Grâce à leurs modules de gestion d’activité et de gestion financière et leurs fonctionnalités plus poussées, vous pouvez assurer une bonne gestion de la trésorerie de votre association en toute tranquillité : suivi des recettes, suivi des dépenses, élaboration de rapports financiers, mise en place de tableaux de bord, relance clients…

Avant de choisir un logiciel, nous vous conseillons d’identifier clairement les besoins de votre association loi 1901 afin de choisir un outil adapté. De plus, d’autres facteurs comme la taille de l’association, le budget disponible ou les compétences du trésorier peuvent vous orienter vers une solution plutôt qu’une autre.

Mise en place de tableaux de bord

En plus des outils et des logiciels comptables, il peut également être très intéressant pour le trésorier de l’association de mettre en place un tableau ou plusieurs tableaux de bord. Les tableaux de bord sont des outils indispensables pour optimiser la gestion de la trésorerie d’une association. En effet, les tableaux de bord sont des outils qui permettent d’avoir une vision éclairée sur la santé financière et sur les ressources financières de l’association en un coup d’œil.

La mise en place des tableaux de bord comptables a de nombreux avantages. Tout d’abord, ils permettent de connaître en instant la santé financière de la structure associative grâce aux chiffres clés. La mise en place d’indicateurs pertinents permet de mettre en lumière des différences entre les prévisions financières attendues et les flux financiers réels, favorisant ainsi une correction rapide.

Les tableaux de bord sont des outils simples mais très efficaces s’ils sont régulièrement mis à jour. De plus, ils permettent aux associations d’assurer une communication transparente avec les membres de l’association, les multiples acteurs économiques ou les organismes de financement.

Comment résoudre les problèmes financiers et les problèmes de trésorerie d’une association ?

Quelles sont les difficultés financières que peut rencontrer une association dans la gestion de sa trésorerie ?

Comme pour une entreprise, une association peut également rencontrer des difficultés financières au cours de son activité. Ces problèmes résultent souvent d’une mauvaise gestion ou d’une mauvaise anticipation de l’utilisation des ressources financières :

  • retards de paiement de subventions
  • retards de paiement de factures
  • des dépenses plus élevées que les recettes
  • une liquidité insuffisante pour couvrir les dettes

Lorsqu’une crise financière est rencontrée, il est impératif pour les membres de la structure associative de trouver une solution dans les meilleurs délais. Pour ce faire, l’outil le plus souvent utilisé est le diagnostic financier. Ce dernier est indispensable dans la gestion financière de la trésorerie d’une association ou des comptes d’une entreprise car il permet de mettre en lumière les forces et les faiblesses de la comptabilité. Ce diagnostic permet d‘identifier avec précision les corrections à réaliser tout en permettant d’avoir une vision éclairée sur les futurs défis qui peuvent être rencontrés dans la gestion financière de la structure associative.

Quels moyens mettre en place pour résoudre les problèmes de ressources financières et de trésorerie ?

Les associations disposent d’un grand nombre de solutions pour surmonter leurs problèmes de gestion de trésorerie et de manque de ressources financières. Parmi ces solutions, on retrouve l’utilisation de tableaux de bord pertinents. En effet, l’utilisation régulière de ces derniers permet de rapidement détecter toute anomalie et d’y remédier dans les meilleurs délais.

En cas de difficulté, il peut être pertinent pour une association de chercher à diversifier ses sources de revenus et de financement, que ce soit en organisant des événements ou en demandant de nouvelles subventions, qu’elles soient publiques ou privées. Les associations peuvent également recevoir des aides de la part de l’État dans certaines situations données.

Enfin, une association peut aussi surmonter ses difficultés financières en privilégiant l’utilisation d’un logiciel de gestion comptable adapté à ses besoins et ses objectifs. Cela permet d’optimiser la gestion de la trésorerie de la structure associative grâce à une mise à jour en temps réel des prévisions en fonction des revenus et des dépenses. La structure associative a aussi la possibilité de renégocier les délais de paiement pour lui permettre de reconstituer sa trésorerie avant les prochaines échéances.

Comment assurer une gestion financière saine en cas d’excédent budgétaire ?

L’excédent budgétaire correspond à un résultat financier positif et supérieur aux différentes prévisions à la fin d’une certaine période. Comme une entreprise, une structure associative peut aussi avoir un excédent budgétaire même si les sources ne sont pas les mêmes. Pour une association, l’excédent budgétaire peut provenir des subventions, des dons, des recettes générées par une activité ou la cotisation des membres.

Assurer une gestion efficace d’un excédent budgétaire peut s’avérer compliqué. En effet, le trésorier doit réussir à maintenir une réserve financière suffisante pour faire face à d’éventuelles baisses de revenus ou à différents aléas tout en maximisant l’impact de l’association grâce à la réalisation de nouveaux projets.

De manière générale, l’excédent budgétaire est utilisé pour constituer une réserve financière pour faire face à de potentiels problèmes ou imprévus. La taille de cette réserve va dépendre de la taille de la structure associative et de ses objectifs.

L’argent accumulé peut également être réinvesti directement dans la structure pour lancer de nouveaux projets, pour mettre en place de nouvelles activités ou pour améliorer les infrastructures et le matériel. Le trésorier a par ailleurs la possibilité d’utiliser cet excédent pour couvrir des dettes ou pour réaliser des placements financiers.

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